תפריט סגור

ארכיון דיגיטלי

ארכיון דיגיטלי

כל מה שנגנז ונעשה בו שימוש לעתים רחוקות מאוד (אם בכלל) נכנס לקטגוריה של “מעלה אבק”. ארכיונים המאחסנים מסמכי נייר ישנים, הם הדוגמא הקלאסית לתיאור הביטוי. הגיע הזמן לנער את האבק ולעבור לארכיון דיגיטאלי!

אבק וירטואלי

ארכיונים מסורתיים של מסמכי נייר ניתן למצוא במרתפים אפלוליים או בכוכים נשכחים, מהסיבה הפשוטה שהנייר רגיש ללחות ולשינויים אקלימיים. הכניסה לארכיונים מסוג זה מזכירה לא פעם סצנה מסרט אימה, והחיפושים נעשים בתנאי מחנק ובסביבה מאובקת למדי.

ארכיון דיגיטאלי מאחסן מסמכים על גבי מחשבים, שרתים או זיכרון נייד, וניהולו מתבצע בצורה דיגיטאלית. בין יתרונותיו של ארכיון דיגיטאלי בולטים יכולת אחסון עצומה על פני שטח קטן מאוד, וכן יכולת השליפה המהירה של מסמכים בהקשת מקלדת.

בארכיון דיגיטאלי מאחסנים מסמכים שנוצרו מלכתחילה באופן דיגיטאלי, וכן ממידע שעבר תהליך של דיגיטציה באמצעות סריקה, למשל.

 בהינף מקש

ארכיון דיגיטאלי מבוסס על תשתית של אינדקס, כלומר: תוכן עניינים. באופן זה, ניתן לחלק את המסמכים לפי הצרכים הרלוונטיים למשתמש. באפשרותם של כל חברה או ארגון העושים שימוש בארכיון דיגיטאלי לקבוע את אופן חלוקת המסמכים לפי סוג השירות בהם הם עוסקים. כך למשל, חברה המספקת שירותים תקטלג על פי פרטי לקוחות, בעוד שחברה המספקת מוצרים תקטלג לפי פרמטרים המתארים את המוצר.

בחברות גדולות ובארגונים עסקיים גדולים ארכיון דיגיטאלי הוא בגדר הכרח, בשל כמות המסמכים המצטברת מידי יום ובשל הצורך בניהול יעיל. זמן רב נחסך בחיפושים אחר מסמך רלוונטי, ומערכת גיבוי מבטיחה שאף מסמך לא ילך לאיבוד כפי שקורה תדיר בעת שימוש במסמכי נייר.

 יוצאים מהמרתף

המחסור הכרוני במקום אחסון נובע גם בשל מחיריהם של שטחי האחסון הפיזיים. שטח הפך להיות מצרך יקר, וארכיון דיגיטאלי נותן מענה למצוקה זו.

המרחב הוירטואלי הוא שטח אחסון בלתי מוגבל שלצדו אפשרויות גיבוי של מידע בכמה וכמה אופנים ובמספר “מקומות”.

ארכיון דיגיטאלי מאפשר ניהול הרשאות ומערכת של אבטחה קפדנית, באמצעותם ניתן לבקר ולקבוע מיהם המשתמשים הרשאים להיחשף למידע הקיים בארכיון ולשלוף מתוכו מסמכים. מצד שני, ניתן להשתמש בארכיון דיגיטאלי דווקא כדי לחשוף ולהוציא לאור מידע באופן מקוון, להעבירו ברשת האינטרנט ולתת נגישות באופן חופשי לכל מי שחפץ בו.

 אף טיפת מידע לא הולכת לאיבוד

מסמכי נייר חשופים לשלל סכנות, החל מרטיבות וכלה בשריפה. אובדן של ארכיון מסמכי נייר הוא בלתי הפיך; לא ניתן לשחזר את המסמכים, ובדרך כלל מדובר באובדן גורף.

קיומו של ארכיון דיגיטאלי מעיד שבכל זאת למדנו משהו, וכדי שההיסטוריה לא תחזור על עצמה (וגם תישמר בצורה מיטבית) הרי שקיים מערך שלם ומתוחכם של גיבוי באמצעות שרתי גיבוי יעודיים, הממוקמים באתרים מרוחקים. המערכת של ארכיון דיגיטאלי גם עורכת מעקב הדוק אחר הפעולות המתבצעות בו לשם מניעת תקלות ואיבוד של מידע.